La Realidad
Los reporteros ignoran o tiran a la basura muchos, por no decir la mayoría, de los comunicados de prensa por las siguientes razones:
• No contienen ninguna noticia.
• No tienen información de contactos u otros datos que faciliten el trabajo del reportero.
• Están llenos de erratas u otras torpezas que hacen que el reportero dude de la integridad de la organización que lo envía.
• Son confusos, están mal escritos, o peor aun, son aburridos.
Dos Formas de Lanzamiento de Noticias
“Informativo para los Medios”
Este es un texto breve y conciso, de una página, que da aviso a los medios de comunicación de la noticia que se va a producir. Normalmente un informativo para los medios invita a los reporteros a cubrir algún evento o conferencia de prensa. O les informa respecto a las noticias de vuestra organización. Generalmente incluye el “quién, qué, cuándo, dónde y por qué” de la noticia, incluyendo nombres de contacto, números de teléfono, direcciones Web y de correo electrónico y otros datos importantes. Un informativo para los medios se envía antes de que la noticia o el evento se produzcan.
“Comunicado de Prensa, también conocido como “Comunicado para los Medios”
Este documento es más extenso que un informativo para los medios, pero rara vez sobrepasa las 2 páginas. Está escrito como un reportaje –contiene citas (textuales), “color” y fondo- y presenta una síntesis de vuestra noticia. Está escrito como si fuese a aparecer en el periódico de la mañana –aunque, por supuesto, eso no sucederá, ya que la mayoría de los medios no publicara vuestro comunicado textualmente. El comunicado de prensa a menudo es distribuido en un evento de noticias o es incluido en un paquete informativo.
La clave para el éxito de un lanzamiento de noticias es la brevedad y exactitud de los hechos. Vayan directo a la parte más importante de la noticia y asegúrense de que todo sea exacto: Los hechos, la manera en que se escriben los nombres, fechas y horas. Algunos reporteros dicen que si su atención no es cautivada por el titular o por el lead párrafo, casi nunca continúan leyendo.
Consejos para la Redacción de Informativos para los Medios y de Comunicados de Prensa
Comenzando desde el extremo superior de la página, todos los lanzamientos de noticias deben incluir:
• El logo de vuestra organización, que debe ir justo en el comienzo del documento.
• Las palabras “For Immediate Release” (“Para Publicación Inmediata”), lo que significa que el reportero puede usar la información tan pronto como la reciba. O las palabras “Embargoed Until (date)” (“Con Embargo hasta (fecha)”, lo que quiere decir que el reportero no puede usar la noticia hasta la fecha especificada.
• La fecha en que se distribuye el comunicado.
• Nombre (s) de contacto, direcciones Web y de correo electrónico, numero (s) telefónicos, incluyendo teléfonos celulares,
• Un “boilerplate” (texto modelo), 2 o 3 frases que contengan una descripción de vuestra organización en lenguaje claro, conciso y sin jerga.
Los escritorios de los reporteros están atestados de lanzamientos de noticias, anunciando una “gran noticia” que en realidad no lo es. La mayoría está tratando de vender algún producto o evento comercial, simulando una noticia. Afortunadamente, vuestro comunicado, que promoverá vuestra causa, puede y se distinguirá del resto si siguen estos consejos básicos:
El titular es clave. La mayoría de los reporteros tiene alrededor de 30 segundos para escanear un lanzamiento de noticias. Ellos quieren que las noticias les salten encima. Si Uds. no captan su atención con el titular, el comunicado se va al “archivo circular”.
Resuman su noticia en el titular. El titular puede tener hasta 4 líneas de extensión, debe estar centrado, en negrita y todo en mayúsculas, generalmente con un tamaño de letra mas grande. Pueden hacer un titular apilado: Un encabezado principal que llame fuertemente la atención, seguido por un encabezado más detallado, ligeramente más pequeño. El titular debe dar una forma más amplia de la noticia, comunicar un sentido de drama y sumergir a los reporteros en la historia.
Luego del titular, el primer párrafo –“the lead”- es de suma importancia. Este es el párrafo que resume y comunica los elementos más importantes y da la forma a la noticia con el objetivo de lograr un gran impacto mediático. También debe captar la atención. Advertencia: No traten de explicar todo en este párrafo.
Escriban el resto del comunicado de prensa en orden descendente de importancia. En periodismo, a este estilo de redacción se le llama la “pirámide invertida”. La noticia mas importante, la que va en la base, va arriba y los detalles menores abajo.
Den forma a vuestra noticia -establezcan su importancia e impacto y vuestra posición- hacia el final del lead párrafo. A más tardar, deben darle forma a vuestra noticia hacia el final del segundo párrafo. En el tercer párrafo ya deberían pasar a vuestros mensajes mas importantes.
Incluyan un par de buenas cuñas en vuestro comunicado de prensa.
En los informativo para los medios enumeren las 5 preguntas –quién, qué, cuándo, dónde y por qué- después del titular y del párrafo principal.
Quién: ¿Quien anuncia la noticia? Probablemente será vuestra organización o coalición. Pero recuerden, la noticia no es el hecho de que vuestra agrupación este anunciando algo, sino lo que se está anunciando. Por lo tanto, el lead párrafo primero comunicará la noticia y luego indicará quien hace la noticia. En este punto se puede incluir una breve lista de los principales oradores, con sus nombres y afiliaciones.
Qué: ¿Qué se está anunciando: Un evento de medios de comunicación, un mitin, una protesta, una conferencia de prensa o la publicación de un informe de noticias?
Dónde: La ubicación del evento. incluyan la dirección o las indicaciones de cómo llegar, a menos que se trate de un lugar obvio como las escaleras de la Municipalidad/Municipio.
Cuándo: La hora, indiquen si es a.m. o p.m., y la fecha. Asegúrense de que el día y la fecha coincidan.
Por qué: Este es vuestro mensaje clave. Es el “por qué” están haciendo noticia.
Ya que vuestro evento contendrá importantes imágenes, avisen a los reporteros, al final del informativo, de la posibilidad de tomar fotos. Para la televisión, esto es absolutamente esencial.
Finalicen los informativos y los comunicados de prensa con los signos ### o -30-. Esto les hará saber a los periodistas que el comunicado terminó. Si vuestro comunicado pasa a una siguiente página, escriban la palabra “más”, centrada en el extremo inferior. En el extremo superior izquierdo de la página siguiente, escriban “página 2” y una referencia del tema.
Cuando Enviar el Comunicado
En general Uds. debieran enviar el comunicado por correo (incluyendo correo electrónico para aquellos reporteros que lo prefieren), diez días antes del evento. enviarlo por fax cinco días antes y seguir con una llamada telefónica dentro de los 3 días previos al evento. De estos tres métodos, el envío por fax (o correo electrónico) y la llamada telefónica son de suma importancia.
Recuerden: No llamen a los reporteros preguntándoles si recibieron vuestro comunicado. Ellos no tienen tiempo para responder a cada comunicado que reciben. en lugar de ello, llámenlos para lanzarles la noticia y recordarles acerca del comunicado. Estén preparados para enviar otro en caso de que el primero se traspapele.
Tabúes de los Lanzamientos de Noticias
• No incluyan ninguna clase de jerga o retórica política en vuestros comunicados.
• No se debe hacer peticiones en los comunicados.
• No redacten frases largas y párrafos voluminosos. Los párrafos de 1 o 2 líneas están bien.
• Las erratas, inexactitud de los hechos y otros errores destruyen la integridad de vuestra organización y de la noticia.
• Sean breves.
• Escriban un titular sólido o un titular apilado.
• Redacten un lead párrafo conciso y contundente.
• ¡Transmitan vuestros mensajes!
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